2016年09月30日

コミュニケーション向上のための席替え

皆さんも小学生や中学生の時に、クラス替えや席替えにドキドキした記憶があるのではないでしょうか。

新しい環境に馴染めるのか不安に感じていることでドキドキする事もあるでしょうし、気になるあの子と仲良くなれるかもしれないといった青春のドキドキであったかもしれません。

まだ子供であった当時は、それほど意識したことはありませんが、クラス替えや席替えによって新しいコミュニケーションが生まれ、いままで知っている程度の関係だったヒトと急激に仲良くなり、学校以外でも一緒に遊ぶなどの効果があったことを思い出します。

ところが社会に出て働き始めると、毎日仕事をする席が決まっている職場が一般的であり、コミュニケーションの向上を目的とした席替えのようなことを行う企業は多くありません。

同じセクションのメンバーが一か所に集まって仕事をする事のメリットも当然あるのですが、社員数が増えていくにつれて、部・課・係・グループといった仕事をする上でのまとまりをつくることになるため、結果として「まとまり」単位でのコミュニケーションに限定されがちです。

さらに24時間フル稼働で動く業種では、社員ごとに休日もバラバラ、勤務シフトによって昼間働く日もあれば夜働く日もあるなど、各社員がバラバラに仕事をすることになり、シフトの裏の勤務となっている同僚と話したこともないといった事態もおきます。

コミュニケーションの活性化のために、最近では社内イントラネット等を利用した社員同士の情報交換やコミュニケーションを活発化させる方法が広がっていますが、IT技術を利用した情報交換やコミュニケーション向上に限界を感じる人も多いのではないでしょうか。

一昔前では、仕事終わりに上司や同僚と飲みに行く・食事に行くといったことでコミュニケーションをとることが多かったわけですが、今の時代「仕事が終わった後まで職場の人と一緒に居たくない」といった感覚を持つ人が増えてきているので「業務時間内にコミュニケーションがとれる仕組み」の構築が避けて通れなくなってきています。

そのような中、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションの強みは今だに輝きを失っていませんので、IT企業などでは「仕事をする席が決まっていない」フリーアドレス制の職場作りなども進められてきています。

フリーアドレスオフィスとは、もともと外出する事の多い営業部門などで、不在者の席を在席者が使うことでオフィススペースの利用効率を高めたり、オフィスコストの削減を目的に導入されてきたスタイルです。

毎日仕事をする机が決まっていないので、その日行う業務に関係のある人同士で近くに座って仕事をするなど、部署の関係を超えてスピード感のある仕事が出来る、新たなコミュニケーションが生まれるなどのメリットがあります。

しかしフリーアドレスオフィスを導入してみたところ、コミュニケーションの活性化に効果があったが、自分の席を自由に決めることにストレスを感じる社員がでてきたり、管理職が部下たちの行動(勤怠)を把握できないなどの問題も出てきており、デメリットの部分も無視できません。

私もそうですが、日本人は「居場所」を強く求める傾向にありますので、フリーアドレスオフィスのように居場所が自由という環境に馴染みにくいところがあるといえます。

その点で考えてみれば、居場所を確保しながらコミュニケーションの活性化を進めるうえで職場における「席替え」は有効だと考えています。

自分の席が決まっているという点で居場所を確保し、一定間隔で自分の側で仕事する同僚が席替えによって変わることで、普段コミュニケーションをとっていなかった同僚とのコミュニケーションの機会が増えることが期待できます。

管理職の位置は変えずに一般社員のみ席替えをする方法や管理職も含めて席替えをする方法、席替えをする間隔など、色々な席替えを試してみると面白い効果が生まれそうです。

近年、社内コミュニケーションを向上させるためのツールが沢山リリースされていますが、難しく考えずに子供のころから慣れ浸しんだ「席替え」にコミュニケーション向上のためのヒントがあるかもしれません。

朝出社した時に朝礼で「今日は席替えの日です!」って号令が出ると、なんだかドキドキしちゃうと思いませんか?

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posted by マサ at 15:16| 社労士日記