2018年01月31日

モチベーション低下を防ぐための提案制度という考え方

新年あけましておめでとうございます。

今年も人事・労務管理の世界にて感じたことや思ったことを、私なりの目線でお伝えできればと思いますので、引き続きご愛読くださいますと幸いです。

さて、日々仕事をしていく中で「やり方を改善すれば、もっと効率よく仕事ができるのに」と思うことが多々あるかと思います。

私自身も効率的に業務を遂行するための仕組みについては、日々改善をするべく取り組んでいるわけですが、業務改善に取り組む理由は単純で「24時間という1日をより効果的に使いたい」という思いが強くあるからです。

 ヒトは1日24時間という中で睡眠・食事・仕事・遊びをバランスよく行いたいという思いがあり、このうちの何か一つでもバランスを崩せば大きなストレスを感じ、様々なパフォーマンス低下を生み出していきます。

だからこそ24時間という1日の中で大きなウエイトを占める仕事というカテゴリーの業務改善に取り組み、仕事の成果を出しながら睡眠・食事・仕事・遊びの効率的な時間配分を目指しているわけです。

しかし自分で仕事をコントロールできるような立場で仕事をしているヒトを除き、通常は与えられている環境下で仕事を遂行せざるを得ず、上司・同僚・部下といったチームの一員である以上、自分だけ身勝手な業務改善を行えるわけではありません。

そのため多くの企業で会社・部署・チームという枠の中で効率的に仕事ができる環境を作るためのアイディアを社員自ら提案できる制度(業務改善提案制度)を設けて、現場からの声で労働生産性を上げるための業務改善に取り組んでいます。

この業務改善の提案とは決して大げさなものではありません。

単語登録やショートカットキー、テンプレートなどを社内で共有し、メール作成時間の短縮をするための提案、作業を行うために必要な道具の配置の変更による効率化の提案、メンバーが集まって会議をしなければならない案件なのか否かを整理する提案など、日々の業務を遂行する上で気が付く些細な改善提案です。

しかし、このような些細な改善こそが労働生産性の向上や労働時間の短縮に大きく貢献していくことは間違いありません。

この業務改善提案制度において出された提案には、報奨金を出す企業が多いのですが、提案数が少ないなど有効に機能しているとはいえないケースも見受けられます。

これは報奨金の額の多寡の問題ではなく、社員全員に業務改善への意欲を持たせられているかどうかの違いが大きいといえます。

しかし「業務を改善して労働生産性を向上させるために提案をしてほしい」とアナウンスしたところで積極的な提案が続々と出てくるとは思えません。

どちらかというと「仕事をしている中で不満だと思う部分を解消するため」というロジックの方が提案は出やすいと思います。

結果は一緒なのですが、業務改善を通して社員のモチベーションを上げていくことも、業務改善提案制度の重要な役割でもあるからです。

社員のモチベーションを上げるために様々な取り組みを各社行っているわけなのですが、モチベーションを下げている要因(不満)を少しでも解消する方法を考えて実践していくことの方が、結果としてモチベーションを上げていく道筋を作るための早道だと考えています。

そのような意味でも現場の不満を解消するために現場からの声を直接聴くことの重要性が見えてくると思います。

その方法論としての業務改善提案制度は非常に有効だと思います。

提案をしやすい仕組みを作ること、提案の採用・不採用の基準、提案に対する報奨金の取り扱いなど様々な検討が必要ではありますが、業務遂行における不満を解消してくための仕組みとして有効に活用していきたいところです。

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posted by マサ at 17:30| 社労士日記