2015年01月30日

マイナンバー法への対応

新年あけましておめでとうございます。本年も齋藤正憲社会保険労務士事務所ブログをよろしくお願い致します。

さて、本年最も社会保険労務士として影響があると思われるのが「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用に関する法律」いわゆるマイナンバー法です。

平成28年1月から順次利用が開始されるマイナンバーですが、日本に住民票を持っている人全員が対象とされるため、新生児や外国人も付番されることになります。

本年10月をめどに住民票のある市区町村からマイナンバーが通知されることになりますが、社会保険労務士事務所として人事・労務管理に関する諸手続きや給与計算事務など、マイナンバーを利用することが必要な業務を委託しているお客様社員全員のマイナンバーを取得する必要が出てきているため、情報セキュリティー体制や運用方法について細心の注意が必要になってきます。

マイナンバーをどのような場面で利用するかについては「社会保障制度・税制・災害対策」といった分野になりますが、マイナンバー利用分野別業務量では、社会保障分野が約1,5億件、税制分野が約3千万件といわれており、社会保障分野が8割を占めています。

そのため多くのマイナンバーを取り扱うこととなる社会保険労務士には、今まで以上の情報セキュリティー体制が必要となってきます。

弊事務所も特定個人情報保護委員会が発表している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に従い、高度なセキュリティーレベルを備えた事務所体制を構築していくこととなります。

次に、会社が社員から取得したマイナンバーの管理についても、同様に高度なセキュリティーレベルが求められてくることになります。

社員のマイナンバーの取得方法、マイナンバーを閲覧できる社員等の限定、マイナンバーの管理場所や方法の検討、マイナンバーを扱う(閲覧できる)社員等へのマイナンバー法の概要や運用上の注意点といったことへの研修を実施するなどが必要になってきます。

このマイナンバーを扱う上で最初に重要となるのが、社員全員のマイナンバーをどのように取得していくかということです。

他人のマイナンバーを使用する事により「成りすまし」が起こる可能性があるため、マイナンバー法では、会社がマイナンバーを取得する際に本当に本人のマイナンバーであるかを厳密に確認するよう求めています。

具体的には、「個人番号カードの提供を受ける」方法が一つあります。
(個人番号カードとは、希望者のみが持つ顔写真入りのカードであり、本年10月に通知される「通知カード」とは別物なので注意が必要)

上記の個人番号カードを持っていない場合は「通知カード + 運転免許証やパスポートといった顔写真付きの証明書」のダブルチェックにより本人確認をしていくことになります。

ただしマイナンバーの取得は「個人番号関係事務又は個人番号利用事務を処理するために必要がある場合に限って提供を求めることができる」とされているので、マイナンバーを利用する事務が発生している、もしくは発生することが確実な場合に限って提供を求めていくことになります。

さらに、それらの事務を処理する必要が無くなった場合(社員の退職など)は、法律で定められている書類等の保存期間(労働者名簿:退職後3年など)を過ぎたのち速やかにマイナンバーが記載されている書類を破棄又は削除しなければならないとされており、不必要にマイナンバーが記載された書類等を保管(保持)することも禁止されることになります。

なおガイドラインにおいては、従業員数100人以下の会社を中小規模事業主と定義し、マイナンバーの対応について一定の特例を設けることで実務への影響に対して配慮が図られています。

通常、従業員数300人以下の会社を中小企業と定義することが多いのですが、マイナンバーの対応については100人を超える会社は大企業と同様の対応が求められているため、早急にマイナンバーの運用方法等の検討が必要となります。

業務上知り得たマイナンバーを不正な利益を得るために第三者に提供・盗用するような行為には、罰則(懲役・罰金)が適用されることになりますので、マイナンバーの管理・運用・取り扱いには、慎重かつ万全の態勢で臨みたいところです。

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posted by マサ at 15:25| 社労士日記