2015年11月30日

弊事務所のマイナンバー取り扱い方法

マイナンバーの通知が始まって2か月程度たっていますが、最近マイナンバーの通知書を受け取られたという方も多いのではないでしょうか。

私自身も家族全員のマイナンバーの通知書を先々週頃に無事受け取りました。

実際に受け取った妻の話によると、郵便局の配達員の方がマイナンバーの通知書であることを丁寧に説明し、世帯主確認を行っていたようです。

ところが弊事務所にも「DMだと思って捨ててしまったという社員が・・・」というご相談(?)が入り始めるなど、波乱の幕開けのようです。

このマイナンバーですが、人事・労務管理手続きを受託する社会保険労務士事務所にとっては、業務上使用頻度が高いため、人事・労務管理に関する諸手続き等を受託している顧問先様からは、全ての役員・社員等の方々のマイナンバーを弊事務所でお預かりする必要があります。

当然、マイナンバーの漏洩等リスクをなくすために、お預かりしたマイナンバーの取得・保管・管理・削除には細心の注意を要します。

そのため、弊事務所がマイナンバーの取扱いをどのように行っていくかについてご説明をさせていただきます。

まず前提として、お預かりしたマイナンバーを文書で保管する、エクセルファイル等で作られたマイナンバーの一覧表を事務所PCで保管するといったアナログな管理方法では、漏洩等リスクを軽減できるとはいえません。

そのため弊事務所では、現在事務所で使用している社会保険労務士業務全般を一元管理している業務用ソフト会社が提供するマイナンバー専用のクラウドシステムを使用することになります。

具体的には、日本マイクロソフトの専用サーバーに弊事務所専用の顧問先様のマイナンバーを保管する場所が作られ、そのクラウドサーバーにのみマイナンバーを保管・管理するため、弊事務所内にマイナンバーの記載された文書やファイル等を保管・管理することは致しません。

これは事務所荒らしによりマイナンバーの一覧表が入った金庫やPCが盗難にあったり、マイナンバーの記載された文書を事務所外に持ち出すことによる漏洩リスクを無くしたいという考え方からです。

このクラウドシステムを利用する事により、弊事務所内には一切マイナンバーの記載された文書やファイルは存在しませんので、直接的な漏洩リスクは無くなったといえます。

では、実際にマイナンバーの記載が必要となる手続きを行う際の流れについてですが、弊事務所で使用している社会保険労務士管理ソフトからマイナンバーを必要とする諸手続きを行う都度、そのクラウドサーバーに毎回IDとパスワード(私専用のID)を入力してアクセスし、諸手続きを行う時だけクラウドサーバーからマイナンバーを取得するといった流れになります。

当然ながら、クラウドサーバーとの通信はSSL通信(暗号化通信)を使用し、クラウドサーバーにアクセスする際にもシステム認証と個人認証の二つの認証を必要とするなど、高いセキュリティーが維持されています。

さらに、クラウドシステム上ではマイナンバーの利用履歴、マイナンバーの削除履歴といったマイナンバーの取扱状況が記録簿として残りますので、安全に管理・利用等が行われているかのチェックも随時行っていきます。

また、マイナンバーをお預かりすることになる人事・労務管理に関する諸手続きを受託している顧問先様には、クラウドサーバー内に顧問先様個別に専用ページ(事業所マイページ)を用意いたします。

これは、顧問先様と弊事務所が機密性の高いファイルをやり取りする際の送受信ツールとして、また、弊事務所から顧問先様に提供する文書やツールを閲覧・ダウンロードできるページとなる予定です。

各顧問先様別に事業所マイページを設定した後に、弊事務所からマイページにログインするためのIDとパスワードをお知らせいたしますので、専用URLからログインして頂き、弊事務所とのファイルのやり取り等(入社・退社等の連絡票などのやり取り)を、事業所マイページで完結するようにしていきたいと考えています。

このようにクラウドシステムを利用してマイナンバーの管理の安全性の向上、および、顧問先様との情報やファイルのやり取りの利便性向上を進めさせていきますので、よろしくお願い致します。

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posted by マサ at 17:33| 社労士日記